Los dispositivos personales cobran protagonismo en las empresas

 

 

Pocas empresas en el mundo son ajenas al BYOD, una tendencia que da a los empleados la libertad de usar sus dispositivos personales para acceder a los sistemas de la empresa en un intento de mejorar el acceso a la información, promover la colaboración y aumentar la productividad. Algunas empresas ya recogen los frutos, pero otras están pagando un precio elevado.

 

Calificado por David Willis, vice¬presidente de la consultora estadounidense Gartner, como «el cambio más radical que se ha producido en la economía y en la cultura de la informática empresarial desde hace décadas», el fenómeno BYOD (Bring Your Own Device, ‘trae tu propio dispositivo’) está calando en las grandes empresas de todo el mundo.

«Actualmente, más del 70 % de las empresas internacionales tienen implantada una política de BYOD para regular el acceso a los sistemas de la empresa con dispositivos personales», explica Willis. «En 2017 ya habrá más empleados que accedan a los sistemas empresariales con sus propios dispositivos personales que con dispositivos proporcionados por la empresa.»

La rápida implantación del BYOD tiene fácil explicación. «Permitir a los empleados que usen las herramientas con las que se sienten cómodos solo comporta ventajas. Así es más fácil que trasladen a su trabajo la productividad que ya han conseguido en su vida privada», sostiene Marcus Lane, responsable de marketing de producto del departamento de Dirección de Movilidad Empresarial de Dell, multinacional del sector informático. «Y no solo eso, sino que la adopción del BYOD hace que la empresa sea vista como une organización flexible, capaz de superar cualquier dificultad. Esto es importante si tenemos en cuenta que actualmente muchos candidatos a puestos de trabajo valoran las empresas en función de la tecnología que estas utilizan.»No obstante, una encuesta elaborada a través de Internet por CompTIA —asociación estadounidense sin ánimo de lucro del sector de las TI— revela que el 53 % de las empresas privadas de EE. UU. no permiten implantar el BYOD, cifra que supone un aumento significativo si se compara con el 34 % de 2013. De 375 profesionales de TI encuestados, apenas el 7 % afirma haber implantado una política de BYOD completa en la que la empresa no se hace responsable de los dispositivos. ¿Supone esto un cambio de tendencia para el BYOD, o es cierto que las ventajas superan a los riesgos?

CASO ILUSTRATIVO

Con sede en Mumbai (India), Essar, un conglomerado empresarial internacional del sector del acero, la energía, las infraestructuras y los servicios, está implantando actualmente la cuarta generación de su política BYOD. «La edad media de nuestros empleados es de 26-30 años, y para ellos es importante usar su dispositivo favorito», explica Jayantha Prabhu, director de tecnología de Essar, un grupo empresarial que está presente en más de 29 países y que cuenta con una plantilla de 60 000 empleados.

«Además, como conocen perfectamente el dispositivo, es menos probable que necesiten ayuda del departamento técnico», añade. «Los usuarios consiguen la máxima flexibilidad en la informática profesional y en la personal, porque son la misma cosa. Ganan agilidad y la empresa se beneficia de ello. Los viajes, traslados y gastos de oficina también se reducen.»

 

 

Aer Lingus, la aerolínea nacional de Irlanda, está implantando su política de BYOD con gran éxito. «Tener una buena política de BYOD ha transformado el negocio de Aer Lingus», sostiene Patrick Irwin, director de marketing de productos de campo para EMEA de Citrix Systems, una empresa de software estadounidense. «Antes había 4000 empleados que tenían que ir hasta un terminal o a la oficina para acceder a la información. Ahora, con una política eficaz de BYOD, todos pueden acceder a la información de manera segura en todo momento, desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo. De esta forma, los empleados de Aer Lingus pueden ofrecer un gran servicio de atención al cliente en todas las áreas del negocio, desde la recogida de equipajes hasta la cabina del piloto. Gracias a eso somos más eficientes y hay más aviones que despegan puntualmente a su hora.»

¿DEMASIADOBUENO PARA SER VERDAD?

A pesar del gran auge del fenómeno BYOD, en la práctica no todo es coser y cantar. Aunque el argumento de la rebaja de costes supone un gran incentivo para muchas empresas, lo cierto es que en muchas ocasiones el BYOD acaba resultando más caro a largo plazo, según afirma David Schofield, socio de la empresa de gestión de telecomunicaciones Network Sourcing Advisors de Atlanta.

«Hace poco tuvimos que ayudar a una empresa tecnológica con 600 empleados que se pasaron 300 000 dólares del presupuesto en su primer año de BYOD», explica Schofield. «Eso viene a ser unos 41 dólares por línea al mes, que es una diferencia sustancial.»

Una de las causas fue el programa que ideó la empresa para ayudar a los empleados a comprar los dispositivos. «El usuario recibía una subvención que era más del doble de lo que la empresa habría pagado por un dispositivo de tipo empresarial», señala. «Con un acuerdo corporativo, el dispositivo podría haber salido gratis. La empresa había comprado además un sistema de gestión de móviles que no les salió rentable. Por último, el departamento técnico, que antes solo tenía que preocuparse de dar servicio a dos dispositivos que usaban el mismo sistema operativo, tuvo que empezar a dar servicio a un amplio abanico de dispositivos y sistemas operativos, cada uno con sus propias peculiaridades a la hora de interactuar con la organización.»

 

«LAS EMPRESAS QUE SEPAN SACAR PARTIDO
AL BYOD SON LAS QUE SALDRÁN GANANDO.»
PATRICK IRWIN
DIRECTOR DE MARKETING DE PRODUCTOS DE CAMPO PARA EMEA DE CITRIX SYSTEMS

 

Gestionar eficazmente toda la seguridad en torno a una iniciativa de este tipo no es nada fácil. Según Dell, el 50 % de los clientes que han implantado una política de BYOD han sufrido algún problema de seguridad. «La seguridad es sin duda una de las mayores dificultades a la hora de implantar una política de BYOD», apunta Lane. «Es importante proteger los datos corporativos para evitar el robo de datos, una situación que sería nefasta para una empresa que maneje una gran cantidad de información confidencial.»

«Es fundamental adoptar las medidas necesarias para cifrar los datos», asegura Irwin. «Por ejemplo, si alguien pierde un dispositivo o se lo roban, la empresa debe poder eliminar la información corporativa que contiene.»

Paralelamente a la seguridad, que es un factor de suma importancia, también es imprescindible garantizar a los empleados que la empresa no utilizará sus conexiones para acceder a la información personal almacenada en los dispositivos. El informe de Gartner Predicts 2014: Mobile and Wireless revela que hasta 2016 una de cada cinco iniciativas BYOD acabará fracasando por los recelos que genere en torno a la privacidad.

«Una ventaja clara del BYOD es que los empleados solo necesitan llevar encima un dispositivo», señala Schofield. «Pero hemos detectado que muchos empleados continúan llevando dos por temor a que la empresa no solo acceda a la información personal, sino que también pueda perderla o eliminarla.

ENCONTRAR EL EQUILIBRIO

Hay que buscar el equilibrio adecuado entre flexibilidad y seguridad. «La seguridad de los datos de la empresa y los recelos en torno a la privacidad son dos problemas conocidos, pero igualmente subsanables con las políticas y herramientas adecuadas», explica Willis. «La clave está en que la política contemple los derechos tanto de la empresa como del empleado, y que la empresa se ciña a la norma que se establezca en dicha política. La empresa debe reconocer el derecho de los empleados a no aceptar esa política, en cuyo caso puede optar por proporcionarles ella misma un dispositivo si considera que es esencial para su trabajo.»

Lane advierte de la necesidad de definir bien los límites del BYOD. «Nuestra idea es implementar software mediante una aplicación móvil, que acota perfectamente el acceso a la información de la empresa. Los empleados escriben la contraseña para entrar en un entorno de trabajo controlado y administrado por la empresa. Todo lo demás se considera información personal y la empresa no tiene acceso a ella. Es imprescindible delimitar claramente estos dos ámbitos.»

EL FUTURO DEL BYOD

En opinión de Irwin, de Citrix, en lo referente al BYOD solo hay un camino posible.

«Hay muchísimos empleados que llevan sus dispositivos personales al trabajo; prácticamente pasa en todas las empresas», asegura. «Algunas tal vez crean que pueden evitarlo, pero lo cierto es que con esa actitud podrían estar poniendo en riesgo la propia empresa. No hay manera de librarse de ello, es una tendencia imparable hoy en día. Las que sepan sacarle partido son las que saldrán ganando.»

Willis sugiere que las organizaciones con visión de futuro son las que adoptarán el BYOD, para ser más eficientes y diferenciarse de la competencia. «Existe la oportunidad de sacar nuevas aplicaciones móviles para que las utilicen todos los empleados», explica. «Por ejemplo, las herramientas de colaboración, como las que sirven para sincronizar y compartir archivos, harán que los grupos sean más productivos. Hoy en día, la gente usa sus dispositivos móviles en el trabajo mucho más que en la era de los PC. Y esto es solo el comienzo.»

Pese a todo, Schofield no se muestra tan convencido. Cree que las empresas deben ir con pies de plomo si no quieren perder dinero. ◆